Haciendo que los problemas salgan a la superficie (Filosofía Lean, Herramientas Lean, Sistema de Producción Toyota)

Parece que muchos piensan que la administración visual (visual Factory) de la Filosofía Lean (y del Sistema de Producción Toyota) en una empresa es para que las líneas de producción y las oficinas se vean más profesionales y más bonitas. Obviamente, eso no es así, sino que se trata de una de las mas importantes Herramientas Lean.

Recuerdo un viaje que junto a otros compañeros hicimos al centro del país a conocer las empresas que habían ganado el famoso premio Shingo Prize. Recuerdo que en una de ellas tenían gráficos de colores por todos lados, hasta para lo más insignificante dirían algunos. Cada lugar (línea, taller, oficina, departamento) tenía su tablero con muchos indicadores como eficiencia, calidad, productividad, seguridad, y muchísimos más. No me imagino cuánto trabajo involucraría el estar actualizando todas las miles de gráficas a lo largo de toda la gran planta. Además, se me hacía curioso que todos los indicadores siempre estaban en color verde, no había problemas a la vista! Sin embargo, cuando les hacíamos varias preguntas, sus respuestas nos hacían dudar sobre si los indicadores eran verdaderos, o si al menos algunos de ellos habían sido “maquillados” para impresionar a las visitas.

En un caso totalmente diferente, en una empresa en la que trabajé, recuerdo lo difícil que era saber el estado de la producción cuando visitabas las diferentes líneas de producción. No había ninguna información mostrada al “público”. Tenías que buscar al encargado de la producción de esa línea y preguntarle por los indicadores básicos como lo son la calidad, las entregas, la eficiencia, etc. Si le preguntabas por la eficiencia, el encargado iba y sacaba un montón de papeles y te decía solo unos estimados y que la información oficial la tendría hasta el día siguiente cuando corrieran ciertos reportes. Si le preguntabas por las entregas, él a su vez le llamaba al Planeador al departamento de Materiales para preguntarle. Si le preguntabas por la calidad, le hablaba al coordinador de calidad….

Mencionados estos dos ejemplos quiero compartirte lo que para mí es realmente importante de una administración visual o visual factory. No es para impresionar a los visitantes ni para que se vea bonito el lugar de trabajo. El verdadero objetivo debe ser lograr que los problemas salten a la vista de inmediato y que cualquiera que pase por el lugar de trabajo se dé cuenta y pueda ayudar en algo. La administración visual debe decirnos al momento cuándo nos estamos desviando del objetivo y que vamos a hacer para corregir la situación. Por eso también es importantísimo que se implementen planes de acción hasta las últimas consecuencias y que los líderes y responsables estén bien definidos y preparados para esto.

De nada sirve una administración visual donde los datos son incorrectos o confusos. De nada sirve tampoco una administración visual que tiene datos verdaderos y que muestra los problemas, si no se implementan acciones para resolverlos, es decir, de nada sirve una administración visual sin planes de acción inmediatos, bien definidos y llevados hasta las últimas consecuencias.

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