Como definir prioridades en tu trabajo (Productividad personal, administración del tiempo, estrés en el trabajo)

Todos tenemos el tiempo limitado y es muy difícil, quizás imposible, realizar en el mismo día todas las cosas que tenemos por hacer. Por esa razón, dentro de la administración del tiempo, es muy importante saber establecer prioridades.

En otro artículo hablamos sobre la ley de Pareto y de cómo el 20 por ciento de tus actividades te van a generar el 80 por ciento de tus resultados. La clave es saber identificar cuales actividades pertenecen a ese 20 por ciento.

Una forma de identificarlas es mirar la lista de tareas que tienes pendiente y preguntarte a ti mismo: Si solamente pudiera hacer una sola actividad el día de hoy, cual escogería? Cual actividad tendrá el mayor impacto positivo si la hago hoy? O bien, cual actividad tendrá el peor impacto negativo si No la hago hoy? Recorre tu lista de actividades mientras tienes en mente estas preguntas y selecciona como máximo el 20 por ciento de tus actividades, es decir, si en tu lista hay 10 actividades, selecciona solo dos como máximo.

Si tienes duda sobre el nivel de importancia de cada una de tus actividades, debes buscar un momento para hacerle esas mismas preguntas a tu jefe inmediato el cual te ayudará a definir las prioridades. Esto es especialmente recomendable cuando tú eres nuevo en un trabajo o cuando tu jefe es nuevo en su puesto.

Otra forma recomendada por los expertos para definir las prioridades es agrupando cada una de tus tareas en una de las siguientes cuatro categorías:

  1. Importante y Urgente: Son todas aquellas actividades que son muy importantes tanto para tu Jefe como para la Compañía y que además tienen una fecha limite muy cercana
  2. Importante, No urgente: Son aquellas tareas que aunque no tienen una fecha limite cercana, si son muy importantes para la Compañía
  3. Urgente, No importante: Aquí entran las llamadas, correos electrónicos, y algunas juntas que no son tan importantes
  4. No importantes, Ni urgentes: En esta categoría entran todas aquellas actividades que son más bien distracciones para tu desempeño

La idea es que le des prioridad a los de la categoría número uno, pero también que le dediques un tiempo a las de la categoría número dos, ya que si lo haces consistentemente, con el pasar del tiempo lograrás disminuir la cantidad de tareas correspondientes a la categoría uno (Importantes y Urgentes) y te enfocarás la mayor parte de tu tiempo en las Importantes pero No urgentes, lo cual reducirá tu estrés en el trabajo y aumentará tu productividad personal así como la calidad del trabajo que realizas.

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