Como leer y contestar tus correos electrónicos eficientemente (administración del tiempo, productividad personal, manejo de correo electrónico)

No es lo mismo recibir unos cuantos correos electrónicos al día, que recibir decenas y centenas todos los días. Llega el momento en que tienes muchos correos sin leer al comenzar tu día y al final de día sigues teniendo muchos más sin leer, esto te crea mucho estrés y frustración.

En éste artículo te voy a compartir la manera en la cual puedes mejorar tu manejo del correo electrónico, de modo que vayas teniendo dominio sobre él.

En primer lugar debes saber que no es nada conveniente el tratar de contestar los correos electrónicos según van llegando. Eso va a reducir en gran manera tu productividad personal; afecta directamente la administración del tiempo.

Tienes que definir la cantidad de tiempo que le vas a dedicar a tus correos electrónicos, por ejemplo, una hora al día; y tienes que definir los horarios en que lo vas a hacer, por ejemplo media hora al inicio de tu día, y media hora después de la hora de comida. Al principio esto es muy difícil de cumplir ya que la tentación de abrir un correo es grande. Ya sea que por curiosidad o por preocupación te den ganas de abrir un correo electrónico recién llegado, debes disciplinarte a hacerlo solamente en los horarios que estableciste.

Obviamente hay algunas excepciones, por ejemplo, yo tuve un jefe que parecía que lo único que hacía era estar revisando su correo todo el día, entonces cuando me mandaban correos otras personas y lo copiaban a él, de inmediato venía a mi oficina a preguntarme “leíste el correo de fulano?” a lo que yo contestaba que no y en ese momento tenía que leerlo delante de él, no con la misma tranquilidad y concentración, pero como te digo esos son casos especiales.

En segundo lugar, debes disciplinarte a organizar los correos según los vayas leyendo. Debes leerlos con cierta rapidez y preguntarte si el correo que estás leyendo demanda una acción de tu parte. Si la respuesta es NO pero miras que el correo contiene una información que te podría servir más adelante, simplemente archívalo en alguna carpeta a la que le puedes llamarReferencias”, de lo contrario simplemente borra el correo y se acabó.

Pero si el correo demanda una acción de tu parte, muévelo a una carpeta a la que puedes llamar “Acción”, además marca aquellos correos que sean muy importantes y muy urgentes. Ahora bien, si se trata de un correo que puedes contestar en menos de 2 minutos, contéstalo en ese mismo momento y asunto arreglado. De otro modo mueve los correos a la carpeta de Acción.

Como habrás escuchado, las personas bien organizadas trabajan a partir de una lista de tareas. Deberás revisar todos los días tu carpeta de correos de Acción para tomar de allí tareas importantes y escribirlas en tu agenda diaria o semanal, empezando por aquellos correos que tu marcaste como muy importantes y urgentes. Así como designaste tiempo todos los días para leer tus correos electrónicos, también debes designar un tiempo todos los días para revisar tu carpeta de correos que demandan tu Acción

Si eres disciplinado y te mantienes siguiendo estas sencillas recomendaciones, poco a poco vas a empezar a ver como tu dominio sobre los correos electrónicos se va fortaleciendo y tu productividad personal va incrementando.

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