La sencilla herramienta de las personas más eficientes (administración del tiempo, lista de tareas, lista de verificación)

Desde muy joven observé a mi hermano hacer una lista de verificación para todo, lo cual me pareció una cosa buena para incorporar a mi vida de tal forma que desde mi primer trabajo siempre trabajé a partir de una lista de tareas (Task list o To do list). Esta sencilla herramienta me ha servido mucho, pero no fue sino hasta hace un par de años que entendí la razón de su importancia dentro de la administración del tiempo en el trabajo.

Brian Tracy en su libro “Eat that frog” nos habla de la importancia de “pensar en papel” (o usar papel y tinta para pensar). Cuando piensas y planeas liberas tus poderes mentales y tu creatividad. Cuando escribes tus ideas, tus planes, tus tareas diarias, éstas se clarifican y se hacen más tangibles.

Tracy nos dice que siempre debemos trabajar desde una lista y que debemos planear nuestro día por anticipado (desde la noche anterior). Toma unos 10 minutos planificar tu día pero ésta sencilla tarea te puede ahorrar hasta dos horas en tiempos perdidos por esfuerzos difusos.

Es importante manejar varias listas: debemos mantener una lista maestra que contenga todas las tareas pendientes urgentes y no urgentes, importantes y menos importantes. De la lista maestra debemos transferir a nuestra lista diaria las actividades que seleccionemos para ese día. Cada vez que surja una nueva tarea o un nuevo proyecto debemos agregarlos a la lista maestra.

Si al finalizar el día hubo tareas que no pudimos completar (lo cual es bastante común), debemos mantenerlas en la lista maestra hasta el día que lleguemos a completarlas.

Mantener éstas listas de tareas te da una sensación de mayor control sobre tu trabajo y eso es bueno ya que te ayudará a seguir adelante en los días difíciles, porque va a haber días en los que vas a sentir que lo único sobre lo cual tienes control son tus listas de tareas.

Así que, como Tracy nos dice en su libro, debemos empezar a planear cada día, cada semana y cada mes por adelantado. Toma un pedazo de papel o usa tu computadora para hacer una lista de todo lo que tienes que hacer en las siguientes veinticuatro horas. Haz también una lista maestra que incluya todos tus proyectos y trabajos grandes importantes en tu futuro. Ordena todo por prioridad (por su importancia) y por secuencia (por su fecha de entrega).

Siempre piensa en papel y trabaja desde una lista. Te sorprenderá todo lo que se va a incrementar tu productividad personal.

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